Google Workspace ( گوگل ورک اسپیس) چیست؟

Google Workspace (G Suite سابق) مجموعه‌ای از ابزارها، نرم‌افزار و محصولات رایانش ابری، بهره‌وری و همکاری است که توسط Google توسعه و به بازار عرضه شده است. که این شامل  Gmail، Contacts، Calendar، Meet و Chat برای ارتباط، ذخیره سازی و مجموعه Google Docs Editors برای ایجاد محتوا است. یک پنل مدیریتی برای مدیریت کاربران و سرویس‌ها ارائه شده است. بسته به نسخه Google Workspace ممکن است شامل تخته سفید تعاملی دیجیتال Jamboard و گزینه‌ای برای خرید افزونه‌هایی مانند سرویس تلفنی Voice نیز باشد. نسخه آموزشی یک پلتفرم یادگیری Google Classroom را اضافه می‌کند و امروزه Workspace for Education نام دارد. قبلاً شامل Google Currents برای مشارکت کارکنان می‌شد.

در حالی که بیشتر این سرویس‌ها به‌صورت جداگانه و بدون هیچ هزینه‌ای برای مصرف‌کنندگانی که از حساب‌های رایگان Google (Gmail) خود استفاده می‌کنند، در دسترس هستند، Google Workspace ویژگی‌های سازمانی مانند آدرس‌های ایمیل سفارشی در یک دامنه (به‌عنوان مثالyour@)، گزینه‌ای برای فضای ذخیره‌سازی نامحدود Drive، مدیریت، اضافه می‌کند. ابزارها و تنظیمات پیشرفته، و همچنین پشتیبانی 24 ساعته تلفنی و ایمیلی.

این مجموعه برای اولین بار در فوریه 2006 با نام Gmail برای دامنه شما راه اندازی شد، قبل از اینکه در همان سال به Google Apps برای دامنه شما گسترش یابد، بعداً در سال 2016 به G Suite تغییر نام داد، سپس در سال 2020 دوباره به Google Workspace تغییر نام داد. تا اکتبر 2021، Google Workplace دارای 9 میلیون کسب و کار پولی بود. تعداد کاربران آموزش در Google Workplace از 170 میلیون نفر گذشت.

تاریخچه  Google Workspace ( گوگل ورک اسپیس)

از 10 فوریه 2006، گوگل آزمایش نسخه ای از این سرویس را در کالج شهر سن خوزه آغاز کرد که میزبان حساب های جیمیل با آدرس های دامنه SJCC و ابزارهای مدیریت برای مدیریت حساب بود. در 28 آگوست 2006، گوگل Google Apps for Your Domain را راه اندازی کرد، مجموعه ای از برنامه ها برای سازمان ها. این سرویس که به صورت رایگان به عنوان یک سرویس بتا در دسترس است، شامل Gmail، Talk، Calendar و صفحه ایجاد کننده بود که بعداً با Sites جایگزین شد.

دیو ژیروارد، معاون و مدیر کل شرکت گوگل در آن زمان، مزایای آن را برای مشتریان تجاری بیان کرد: «سازمان‌ها می‌توانند به Google اجازه دهند در ارائه ایمیل، پیام‌رسانی و سایر خدمات مبتنی بر وب با کیفیت بالا متخصص باشد در حالی که بر نیازهای خود تمرکز می‌کنند. کاربران و کسب‌وکار روزانه‌شان».

گوگل نسخه‌ای را برای مدارس، که در آن زمان با نام Google Apps for Education شناخته می‌شد، در 10 اکتبر 2006 اعلام کرد. در 22 فوریه 2007، گوگل Google Apps Premier Edition را معرفی کرد که با ارائه فضای ذخیره‌سازی بیشتر (10 گیگابایت برای هر کاربر)، API برای یکپارچه‌سازی کسب‌وکار، 99.9% آپ‌تایم برای Gmail و پشتیبانی تلفنی 24/7 با نسخه رایگان تفاوت داشت. هزینه آن برای هر حساب کاربری در سال 50 دلار است. به گفته گوگل، اولین پذیرندگان Google Apps Premier Edition عبارتند از Procter & Gamble، San Francisco Bay Pediatrics و Salesforce. به‌علاوه، تمام نسخه‌های Google Apps می‌توانستند از اسناد و صفحات گسترده استفاده کنند، کاربران می‌توانستند به Gmail در دستگاه‌های تلفن همراه BlackBerry دسترسی داشته باشند، و مدیران کنترل برنامه‌ها را بیشتر به دست آوردند. پیشرفت‌های بیشتر در 25 ژوئن 2007 صورت گرفت، زمانی که Google تعدادی ویژگی را به Google Apps اضافه کرد، از جمله انتقال نامه از سرورهای خارجی IMAP، دفترچه‌های آدرس به اشتراک گذاشته شده، بازنگری بصری Google Docs و Google Sheets، و افزایش اندازه پیوست Gmail.

یک مقاله ZDNet اشاره کرد که Google Apps اکنون ابزاری را برای جابجایی از سرور محبوب Exchange و Domino ارائه می‌کند و Google را به عنوان جایگزینی برای مایکروسافت و IBM قرار می‌دهد. در 3 اکتبر 2007، یک ماه پس از خرید Postini، گوگل اعلام کرد که گزینه‌های امنیت ایمیل و انطباق این استارت‌آپ به Google Apps Premier Edition اضافه شده است. مشتریان اکنون این توانایی را داشتند که فیلتر هرزنامه و ویروس خود را بهتر پیکربندی کنند، خط‌مشی‌های حفظ را پیاده‌سازی کنند، پیام‌های حذف‌شده را بازیابی کنند و به مدیران اجازه دسترسی به همه ایمیل‌ها را بدهند.

Google Sites را در 28 فوریه 2008 معرفی کرد. Google Sites یک ابزار ساده جدید Google Apps برای ایجاد شبکه های داخلی و وب سایت های تیمی ارائه کرد. در 9 ژوئن 2009، Google Google Apps Sync برای Outlook را راه‌اندازی کرد، افزونه‌ای که به مشتریان اجازه می‌دهد ایمیل، تقویم و اطلاعات مخاطبین خود را بین Outlook و Google Apps همگام‌سازی کنند. کمتر از یک ماه بعد، در 7 ژوئیه 2009، Google اعلام کرد که سرویس‌های موجود در Google Apps - Gmail، Google Calendar، Google Docs و Google -Talk از نسخه بتا خارج شده‌اند.

Google در 9 مارس 2010 Workspace Marketplace را افتتاح کرد که یک فروشگاه آنلاین برای برنامه‌های تجاری شخص ثالث است که با Google Apps ادغام می‌شوند تا کار کاربران و نرم‌افزار را در فضای ابری آسان‌تر کند. فروشندگان شرکت کننده شامل Intuit، Appirio و Atlassian بودند. در 26 ژوئیه 2010، Google نسخه ای را برای دولت ها معرفی کرد که در آن زمان به عنوان Google Apps for Government شناخته می‌شد، که برای پاسخگویی به سیاست های منحصر به فرد و نیازهای امنیتی بخش عمومی طراحی شده بود. همچنین اعلام شد که Google Apps به اولین مجموعه از برنامه های کاربردی ابری تبدیل شده است که گواهینامه و اعتبارنامه فدرال مدیریت امنیت اطلاعات (FISMA) را دریافت کرده است.

تقریباً پنج سال پس از راه‌اندازی Google Apps، در 26 آوریل 2011، Google اعلام کرد که سازمان‌هایی که بیش از 10 کاربر دارند دیگر واجد شرایط نسخه رایگان Google Apps نیستند. آنها باید برای نسخه پولی، که اکنون به عنوان Google Apps for Business شناخته می‌شود، ثبت نام کنند. یک طرح صورت‌حساب انعطاف‌پذیر نیز معرفی شد که به مشتریان این امکان را می‌دهد که 5 دلار به ازای هر کاربر در ماه بدون تعهد قراردادی بپردازند.

در 28 مارس 2012، Google Google Vault را راه‌اندازی کرد، یک سرویس اختیاری کشف و بایگانی الکترونیکی برای Google Apps for Business. به هر کاربر Google Apps for Business 5 گیگابایت فضای ذخیره‌سازی Drive داده شد، با گزینه خرید بیشتر. در اواخر همان سال، Google اعلام کرد که نسخه رایگان Google Apps دیگر برای مشتریان جدید در دسترس نخواهد بود.

Google در 13 مه 2013 فضای ذخیره سازی بین Drive و Gmail را یکپارچه کرد و به مشتریان Google Apps در مجموع 30 گیگابایتی داد که در بین برنامه ها به اشتراک گذاشته می‌شود. در 10 مارس 2014، Google برنامه ارجاع Google Apps را راه اندازی کرد که به افراد شرکت کننده 15 دلار جایزه ارجاع ارائه می‌دهد. برای هر کاربر جدید Google Apps که ارجاع می‌دهند. Google در 25 ژوئن 2014 Drive for Work را معرفی کرد، یک پیشنهاد جدید Google Apps دارای فضای ذخیره سازی نامحدود فایل، گزارش ممیزی پیشرفته، و کنترل های امنیتی جدید برای هر کاربر 10 دلار در ماه.

Google Enterprise، بخش محصولات تجاری این شرکت، در 2 سپتامبر 2014 رسماً به Google for Work تغییر نام داد. اریک اشمیت، رئیس اجرایی گوگل در آن زمان گفت: "ما هرگز تصمیم به ایجاد یک کسب و کار سنتی "تجاری" نداشتیم، ما می‌خواستیم یک کسب و کار جدید ایجاد کنیم. روش انجام کار (...) بنابراین زمان آن فرا رسیده است که نام ما به جاه طلبی ما برسد.

گوگل اعلام کرد که Google Apps در 29 سپتامبر 2016 به G Suite تغییر نام خواهد داد. سپس، در 25 اکتبر 2016، گوگل اولین محصول سخت افزاری G Suite، Jamboard یک تخته سفید دیجیتال 55 اینچی متصل به ابر را عرضه کرد. گوگل اعلام کرد که G Suite در تاریخ 6 اکتبر 2020 به Google Workspace تغییر نام می‌دهد و Workspace بر افزایش یکپارچگی بین برنامه‌ها، مانند توانایی ایجاد Docs از داخل Chats یا شروع تماس Meet از داخل یک ارائه تأکید می‌کند. به عنوان بخشی از تغییر نام تجاری، نشان‌واره‌های نمادین Gmail، Google Drive، Google Docs، Google Calendar، Google Meet و سایر محصولات در Google Workspace تغییر کردند.

این لوگوهای جدید مطابق با تغییرات مشابهی بود که در Maps و Photos اتفاق افتاد. طراحی مجدد لوگو با واکنش های متفاوتی از سوی کاربران نهایی مواجه شد. در 14 ژوئن 2021، گوگل اعلام کرد که Google Workspace با یک حساب در اختیار مصرف کنندگان قرار خواهد گرفت، همراه با این قابلیت برای کاربران برای جابجایی کامل از Hangouts به Chat، تغییر برند ویژگی "Rooms" در Gmail به "Spaces". ردیف جدید «Google Workspace Individual»، یک برنامه وب پیشرفته برای برنامه‌های Workspace، و موارد دیگر.

در 19 ژانویه 2022، Google اعلام کرد که هر حساب «نسخه رایگان قدیمی G Suite» باید تا تاریخ 1 مه 2022 به سطح پولی ارتقا یابد، در غیر این صورت حساب به‌طور خودکار ارتقا می‌یابد. اگر کاربر به صورت دستی به سطح پولی ارتقاء ندهد و اگر هیچ اطلاعات پرداختی در صفحه مدیریت حساب وارد نشود، حساب از 1 ژوئیه 2022 به حالت تعلیق در می‌آید. سطح رایگان حساب ها برای ثبت نام کاربران از سال 2007 در دسترس بود. تا سال 2012 که در آن زمان آنها به وضعیت میراث تغییر کردند.

این روی دسترسی به سایر سرویس‌های Google، از جمله YouTube، Google Photos، و Google Play، و همچنین محتوای پولی، از جمله خریدهای YouTube و Play Store تأثیری نخواهد داشت. در 17 مه 2022، Google اعلام کرد که حساب‌های «نسخه رایگان G Suite قدیمی» را ارائه خواهد کرد. گزینه ای برای شناسایی خود آنها از این حساب ها برای استفاده غیرتجاری استفاده می‌کنند. سپس این به آنها این فرصت را می‌دهد که به استفاده از این سرویس به صورت «رایگان» ادامه دهند. آنها گفتند که ویژگی‌های تجاری ممکن است در آینده حذف شوند، بدون اینکه مشخص کنند آن ویژگی‌ها ممکن است چه باشند. در مارس 2023، گوگل قابلیت‌های هوش مصنوعی مولد را به ارمغان آورد.

نحوه شروع کار با Google Workspace

شروع به کار با G Suite آسان است. ابتدا برنامه خود را انتخاب کنید. دکمه شروع رایگان آبی را انتخاب کنید و G Suite شما را در مراحل ثبت نام راهنمایی می‌کند. به یاد داشته باشید، شما در دوره آزمایشی محدود به 10 کاربر هستید.

1. قدرت تیم و کشور خود را انتخاب کنید.
2. هنگام ورود به سیستم، به جای « gmail. com@» استاندارد، به نام دامنه‌ای نیاز دارید که آدرس منحصر به فرد شما باشد. اگر یکی ندارید، گوگل می‌تواند در انتخاب یکی به شما کمک کند.
3. نام دامنه منحصر به فرد شما برای آدرس ایمیل کسب و کار شما استفاده می‌شود. راه اندازی اکنون شروع می‌شود.
4. شما را مستقیماً روی کنسول مدیریت تنظیم کنید. در اینجا شما باید تأیید کنید که صاحب نام دامنه‌ای هستید که در مراحل اول استفاده کرده اید. اگر دامنه از طریق Google خریداری شود، Google آن را نادیده می‌گیرد.
5. به میزبان دامنه خود وارد شوید، سرویس میزبانی که نام دامنه خود را در آن خریداری کرده و کد تأیید متن را به سوابق DNS دامنه یا تنظیمات DNS خود اضافه کنید.
6. گوگل دامنه شما را در عرض چند دقیقه تأیید می‌کند. اکنون، می‌توانید کاربران جدیدی را با حساب‌های ایمیل خود اضافه کنید. در طول دوره آزمایشی فقط می‌توانید 10 کاربر اضافه کنید.
7. Gmail را برای دامنه خود فعال کنید، و همه چیز آماده است تا خود را در G Suite غوطه‌ور کرده و آن را برای شرکت خود پیکربندی کنید.

محصولات  Google Workspace ( گوگل ورک اسپیس)

Google Workspace شامل Gmail، Chat، Meet، Calendar، Drive برای ذخیره سازی است. اسناد، برگه‌ها، اسلایدها، فرم‌ها، Keep برای یادداشت‌ها، سایت‌ها برای همکاری، اسکریپت برنامه‌ها برای ساخت برنامه‌های تجاری کم‌کد/بدون کد؛ و یک پنل مدیریت برای مدیریت کاربران و خدمات.

افزونه‌های اختیاری عبارتند از Gemini for Workspace، Google Voice، AppSheet و سخت‌افزار Meet.
طرح شروع شامل آدرس‌های ایمیل با دامنه‌های سفارشی (yourcompany.com@)، تماس‌های ویدیویی و صوتی، تقویم‌ها، فضای ذخیره‌سازی 30 گیگابایتی، اسناد مشترک، صفحات گسترده، ارائه‌ها و سایت‌ها، کنترل‌هایی برای امنیت و حریم خصوصی، و پشتیبانی تلفنی و ایمیلی 24 ساعته و 7 روز هفته است.. طرح Business Plus بسیاری از ویژگی‌های سفارشی اضافی را فعال می‌کند، از جمله کنترل‌های پیشرفته سرپرست برای Drive، فضای ذخیره‌سازی 5 ترابایتی در Drive، بررسی و گزارش‌دهی اطلاعات برای محتوای Drive و اشتراک‌گذاری، خط‌مشی‌های حفظ پیام سفارشی، و موارد دیگر. مشتریان در سطح سازمانی رمزگذاری S/MIME را دریافت می‌کنند. حذف نویز در Meet و فضای ذخیره‌سازی به اندازه‌ای که نیاز دارند.

• جیمیلGMAIL

جیمیل یک سرویس ایمیل مبتنی بر وب است که در نسخه بتا محدود در 1 آوریل 2004 راه اندازی شد. با بیش از 1 میلیارد کاربر مصرف کننده فعال در سراسر جهان در فوریه 2016، برای دادن حجم زیادی از فضای ذخیره سازی به کاربران، و برای داشتن مکالمات رشته ای و قابلیت های جستجوی قوی، محبوب شده است.

به عنوان بخشی از Google Workspace، Gmail دارای ویژگی‌های اضافی است که برای استفاده تجاری طراحی شده‌اند، از جمله:

1. آدرس های ایمیل با نام دامنه مشتری (yourcompany.com@)
2. 99.9% تضمین شده تایم با زمان توقف برنامه ریزی شده صفر برای تعمیر و نگهداری
3. 30 گیگابایت فضای ذخیره سازی
4. پشتیبانی 24 ساعته تلفنی و ایمیلی
5. سازگاری همگام سازی با Microsoft Outlook و سایر ارائه دهندگان ایمیل
6. پشتیبانی از افزونه هایی که برنامه های شخص ثالث خریداری شده از Google Workspace Marketplace را با Gmail ادغام می‌کنند.

• گوگل درایو Google Drive

Google Drive یک سرویس ذخیره‌سازی و همگام‌سازی فایل است که در 24 آوریل 2012 راه‌اندازی شد. اعلامیه رسمی Drive را به عنوان "مکانی که می‌توانید در آن ایجاد کنید، به اشتراک بگذارید، همکاری کنید و همه چیزهای خود را نگه دارید" توصیف می‌کند.

با Google Drive، کاربران می‌توانند هر نوع فایلی را در فضای ابری آپلود کنند، آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارند و از هر رایانه، تبلت یا گوشی هوشمند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. کاربران می‌توانند فایل‌ها را بین دستگاه خود و فضای ابری با برنامه‌های رایانه‌های Microsoft Windows و Apple macOS و تلفن‌های هوشمند و تبلت‌های Android و iOS همگام‌سازی کنند.

به عنوان بخشی از Google Workspace، Google Drive دارای ویژگی‌های اضافی است که برای استفاده تجاری طراحی شده است، از جمله:

1. بسته به طرح، 30 گیگابایت، 2 ترابایت، 5 ترابایت برای هر کاربر، یا فضای ذخیره سازی نامحدود
2. کنترل‌های پیشرفته مدیریت، بسته به طرح
3. بسته به طرح، اطلاعات آماری حسابرسی و گزارش برای محتوای Drive و اشتراک‌گذاری

• Google Docs, Sheets and Slides

Google Docs، Google Sheets و Google Slides به ترتیب یک پردازشگر کلمه، یک صفحه گسترده و یک برنامه ارائه هستند. این سه برنامه از خرید شرکت در سال 2006،سرچشمه می‌گیرند و امروزه به عنوان بخشی از مجموعه Google Docs در Google Drive یکپارچه شده‌اند. همه آنها به عنوان یک نرم افزار مشترک عمل می‌کنند که به کاربران امکان می‌دهد اسناد، صفحات گسترده و ارائه ها را با هم در زمان واقعی از طریق یک مرورگر وب یا دستگاه تلفن همراه مشاهده و ویرایش کنند.

تغییرات به‌طور خودکار ذخیره می‌شوند و تاریخچه بازبینی تغییرات را پیگیری می‌کند. همچنین قابلیت تنظیم سطوح مجوز کاربر برای تعیین افرادی که می‌توانند سند را مشاهده، نظر یا ویرایش کنند و همچنین مجوزهایی برای دانلود سند خاص وجود دارد. در همین حال، Google Forms ابزاری است که امکان جمع‌آوری اطلاعات از کاربران را از طریق یک نظرسنجی یا آزمون شخصی فراهم می‌کند. سپس اطلاعات جمع آوری شده و به طور خودکار به صفحه گسترده متصل می‌شود. صفحه گسترده با پاسخ های نظرسنجی و مسابقه پر شده است.

در ژوئن 2014، گوگل پشتیبانی Office را در Google Docs، Sheets و Slides بدون نیاز به تبدیل فایل معرفی کرد.

فردریک لاردینویس در نوشتن برای TechCrunch نوشت که "گوگل به وضوح برنامه های خود را به عنوان راه حل های مقرون به صرفه تری برای شرکت هایی که نیاز به ویرایش گهگاهی فایل های آفیس دارند، قرار می‌دهد". از جمله تاریخچه بازبینی نامحدود. Google Workspace همچنین با بیش از 70 میلیون کاربر تا سال 2017 طرفداران زیادی در آموزش به دست آورده است.

• فرم های گوگل Google Forms

Google Forms یک برنامه نظرسنجی است. Forms همه ویژگی‌های همکاری و اشتراک‌گذاری موجود در Docs، Sheets و Slides را دارد. همچنین می‌توان از آن برای ایجاد آزمون‌ها، از جمله برخی عملکردهای تخصصی که در محیط‌های آموزشی استفاده می‌شود، استفاده کرد.

• سایت های گوگل Google Sites

Google Sites یک ابزار ایجاد است که به چندین نفر اجازه می‌دهد بدون نیاز به دانش کدنویسی یا سایر مهارت‌های طراحی وب، وب‌سایت‌ها را ایجاد و ویرایش کنند. در فوریه 2008 در تلاشی برای کمک به مشتریان معرفی شد تا «به سرعت اطلاعات متنوعی را در یک مکان جمع‌آوری کنند. از جمله ویدیوها، تقویم‌ها، ارائه‌ها، پیوست‌ها و متن - و به راحتی آن‌ها را برای مشاهده یا ویرایش با یک گروه کوچک به اشتراک بگذارند. سازمان یا جهان».

• Google Vids

Google Vids ابزاری برای ساختن ویدیوهای نمایشی برای محل کار و انواع دیگر ویدیوها است. کاربران می‌توانند ویدئوهای خود را از ابتدا ایجاد کنند یا از مدل هوش مصنوعی Gemini گوگل بخواهند اولین پیش‌نویس را ایجاد کند.

• تقویم گوگل Google Calendar

Google Calendar یک تقویم آنلاین است که برای کمک به پیگیری زمان و برنامه ها طراحی شده است. در آوریل 2006 راه اندازی شد و با Gmail ادغام می‌شود تا کاربران به راحتی رویدادها را از پیام های ایمیل مستقیماً به تقویم اضافه کنند. به عنوان بخشی از Google Workspace، Google Calendar دارای ویژگی های اضافی طراحی شده برای استفاده تجاری است، از جمله:

1. زمان‌بندی هوشمند جلسات، که در آن سرویس زمان‌های موجود و مکان‌های مناسب را بر اساس برنامه‌های همکاران پیدا می‌کند.
2. تقویم های عمومی برای مصرف کنندگان برای دیدن رویدادهای آینده یک کسب و کار
3. ادغام تقویم با سایت های گوگل
4. انتقال آسان از Exchange، Outlook یا iCal، یا از فایل‌های ics. و csv
5. امکان مشاهده اتاق های جلسه و منابع مشترک موجود است

• Google Tasks

Google Tasks به کاربران این امکان را می‌دهد تا کارهای انجام شده را در هر نقطه از Google Workspace یا با استفاده از برنامه‌های iOS و Android ضبط و مدیریت کنند. این به عنوان یکی از ویژگی های Gmail و Calendar قبل از راه اندازی به عنوان یک برنامه مستقل در ژوئن 2018 آغاز شد.مستقیماً با Google Calendar ادغام می‌شود و می‌توان کارها را از ایمیل‌های Gmail ایجاد کرد.

• چت گوگل Google Chat

Google Chat یک نرم‌افزار ارتباطی است که توسط Google ساخته شده است که برای تیم‌هایی ساخته شده است که پیام‌های مستقیم و اتاق‌های چت تیمی را مانند رقبای Slack و تیم‌های مایکروسافت، همراه با یک عملکرد پیام‌رسانی گروهی ارائه می‌دهد که امکان اشتراک‌گذاری محتوای G Drive را فراهم می‌کند (Google Docs، Google Sheets، Google Slides).

این یکی از دو برنامه‌ای است که جایگزین Google Hangouts می‌شود و دیگری Google Meet است. اگرچه Google Hangouts بخشی از Google Workspace باقی ماند، Google Hangouts را در 1 نوامبر 2022 تعطیل کرد و از آن زمان همه کاربران خود را به Google Chat منتقل کرده است.

• Google Meet

Google Meet یک برنامه کنفرانس ویدیویی مبتنی بر استاندارد است که از پروتکل‌های اختصاصی برای رمزگذاری ویدیو، صدا و داده استفاده می‌کند. Google با Pexip همکاری می‌کند تا قابلیت همکاری بین پروتکل Google و پروتکل های SIP/H.323 مبتنی بر استاندارد را فراهم کند تا ارتباطات بین Hangouts Meet و سایر تجهیزات و نرم افزارهای کنفرانس ویدیویی را فعال کند.

• Google Currents (برنامه اجتماعی)

Google Currents یک نرم افزار نرم افزاری بود که توسط گوگل برای ارتباطات داخلی سازمانی توسعه یافته بود. Currents جانشین تغییر یافته +Google است که در 2 آوریل 2019 برای مصرف کنندگان و مارک ها بسته شد. به عنوان بخشی از Google Workspace، Google Currents دارای ویژگی های اضافی است که برای استفاده تجاری طراحی شده است، از جمله کنترل های حریم خصوصی پیشرفته و جوامع محدود شده. Google تعطیل شدن را اعلام کرد. Google Currents را در 5 ژوئیه 2023 برای کسب و کار و آموزش کاهش داد. برخی از محتواها را می‌توان به گپ Google منتقل کرد.

• Google Keep

Google Keep یک سرویس یادداشت برداری با ابزارهای مختلف برای یادداشت ها، از جمله متن، فهرست، صدا و تصاویر است. Google Keep در فوریه 2017 بخشی از Google Workspace شد و به عنوان بخشی از Google Workspace، Google Keep دارای ویژگی های اضافی است. طراحی شده برای استفاده تجاری، از جمله ادغام با Google Docs برای دسترسی آسان به یادداشت‌های Keep در حین حضور در Docs در وب.

• Google Vault

Google Vault، یک سرویس بایگانی و کشف الکترونیکی که به طور انحصاری برای مشتریان Google Workspace در دسترس است، در 28 مارس 2012 اعلام شد. Vault به کاربران «راه حلی با کاربری آسان و مقرون به صرفه برای مدیریت اطلاعات حیاتی برای کسب و کار شما و حفظ داده های مهم می‌دهد. "، با اعلام گوگل که می‌تواند با ذخیره و مدیریت پیام ها و چت Gmail "هزینه های دادخواهی، تحقیقات قانونی و اقدامات مطابقت را کاهش دهد" گزارش‌هایی با قابلیت جستجو و مدیریت داده‌ها بر اساس فیلترها، مانند عبارات، تاریخ‌ها، فرستنده‌ها، گیرندگان و برچسب‌ها. به‌روزرسانی در ژوئن 2014 به مشتریان Vault اجازه می‌دهد فایل‌ها را در Google Drive جستجو، پیش‌نمایش، کپی و صادر کنند.

• Jamboard

در اکتبر 2016، گوگل Jamboard را معرفی کرد، اولین محصول سخت افزاری طراحی شده برای Google Workspace. Jamboard یک وایت برد دیجیتال تعاملی است که جلسات مشترک و طوفان فکری را امکان پذیر می‌کند. Jamboard به فضای ابری متصل است و افراد را در مکان‌های مختلف قادر می‌سازد تا از طریق چندین Jamboard یا از راه دور از طریق یک برنامه همراه گوشی هوشمند، به‌طور هم‌زمان با هم کار کنند. Jamboard ورودی های لمسی مختلف را تشخیص می‌دهد، مانند استفاده از قلم برای طراحی یا پاک کن برای شروع دوباره، و نیازی به باتری یا جفت شدن ندارد. Jamboard یک صفحه نمایش 55 اینچی 4K با دوربین داخلی HD، بلندگوها و Wi-Fi است. در اکتبر 2023، گوگل اعلام کرد که Jamboard در پایان سال 2024 غروب می‌کند زیرا گوگل در تلاش است تا ابزارهای تخته سفید شخص ثالث را ادغام کند. Figjam توسط Figma، Miro، و Lucidspark.

• Google Workspace Marketplace

Google Workspace Marketplace (که قبلاً Google Apps Marketplace و سپس G Suite Marketplace) در سال 2010 راه‌اندازی شد، یک فروشگاه آنلاین با برنامه‌های ابری کسب‌وکار است که عملکرد G Suite را تقویت می‌کند. بازار به مدیران این امکان را می‌دهد که برنامه های ابری یکپارچه را مرور کنند، بخرند و به کار ببرند. این شامل دسته های ابزارهای کسب و کار، بهره وری، آموزش، ارتباطات و ابزارهای کمکی است. در سپتامبر 2014، گوگل یک پست وبلاگ منتشر کرد که می‌گوید کارمندان می‌توانند سومین برنامه را نصب کنند. برنامه های مهمانی از Marketplace بدون دخالت مدیران.

• قابلیت های دیگر

Google Cloud Search که در فوریه 2017 معرفی شد، "تجربه جستجوی یکپارچه" را در Google Workspace فعال می‌کند. Cloud Search به کاربران امکان می‌دهد اطلاعات را در کل مجموعه محصولات G Suite جستجو کنند. کاربران همچنین می‌توانند مخاطبین را با نتایجی از جمله جزئیات تماس فرد، و همچنین رویدادها و فایل های مشترک جستجو کنند.

برنامه تلفن همراه Cloud Search دارای «کارت‌های کمکی» است که توسط Google به عنوان «روشی جدید برای کمک به شما برای یافتن اطلاعات مناسب در زمان مناسب توصیف شده است.

با استفاده از فناوری هوش ماشینی Google، این کارت‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا برای یک جلسه آینده آماده شوید یا حتی پیشنهاد دهید. فایل هایی که به توجه شما نیاز دارند." گوگل بیان می‌کند که جستجوی ابری به مجوزهای اشتراک‌گذاری فایل احترام می‌گذارد، به این معنی که کاربران فقط نتایج را برای فایل‌هایی که به آنها دسترسی دارند، می‌بینند.

عرضه اولیه جهانی Cloud Search این قابلیت را برای مشتریان تجاری و سازمانی G Suite معرفی کرد و Google بیان کرد که عملکردهای بیشتری در طول زمان اضافه خواهد شد، از جمله پشتیبانی از برنامه های شخص ثالث. Hire by Google که در جولای 2017 معرفی شد، یک برنامه کاربردی شغلی و ابزار مدیریتی بود که توسط گوگل برای استفاده در ترکیب با G Suite توسعه یافت. این ابزار به کارفرمایان امکان می‌دهد اطلاعات تماس نامزدهای شغلی و همچنین رزومه، دعوت نامه های تقویم را ردیابی کنند و به شرکای تجاری اجازه می‌دهد تا بازخورد خود را در مورد نامزدها به اشتراک بگذارند. متقاضیان کار می‌توانند انتخاب کنند که چه اطلاعاتی را با کارفرمایان بالقوه به اشتراک بگذارند. این ابزار برای مشاغل مستقر در ایالات متحده با کمتر از 1000 کارمند طراحی شده است، و با سرویس‌های Google، مانند Gmail برای ارسال پیام، تقویم Google برای ردیابی زمان‌بندی، Google Sheets برای نمای کلی همه نامزدها، و Google Hangouts یکپارچه می‌شود. برای گفتگوهای اولیه.Google Work Insights را در سپتامبر 2018 برای مدیران معرفی کرد تا ببینند بخش‌ها چگونه از محصولات Google استفاده می‌کنند. در آگوست 2019، گوگل اعلام کرد که Hire را در سپتامبر 2020 تعطیل می‌کند و در عوض تمرکز خود را بر روی "سایر محصولات موجود در مجموعه Google Cloud" انتخاب می‌کند.

علاوه بر این سرویس‌های گوگل ورک اسپیس شامل ابزارها و امکانات زیر است:

• گوگل کارنتز (Currents) : ابزاری مناسب است که برای تعهد شغلی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• گوگل درایو (Drive) :  جهت ذخیره‌سازی ایمن فایل‌ها استفاده می‌شود
• گوگل داکس (Google Docs) : برای ایجاد محتوا گزینه بسیار مناسبی است و قابلیت‌های زیادی را رد اختیار کاربران قرار می‌دهد. در واقع افراد می‌توانند به جای استفاده از نرم افزارهای مانند ورد از گوگل داکس برای نوشتن محتوای خود استفاده کنند.

کارهایی که می‌توانیم با Google Workspace انجام دهیم!!

• داشتن ضمانت ۹۹/۹٪ برای زمان فعال بودن سیستم ایمیل کسب‌وکار: فیلترهای هرزنامه پیش‌رو در این صنعت، ایمیل‌های ناخواسته را از صندوق ورودی‌تان دور نگه می‌دارد.
• دریافت ایمیل سفارشی برای کسب‌وکارتان: افزون‌بر استفاده از ویژگی‌های «نمایه کسب‌وکار» مثل «پست‌ها» و «Photos» برای ایجاد نمانامتان، شما می‌توانید برای همه افراد تیمتان ایمیل شخصی‌شده راه‌اندازی کنید.
• پشتیبان‌گیری امن ایمیل‌ها و فایل‌های کاری: دسترسی به حساب‌های کاری تیمتان را به‌آسانی ایمن کنید، و مطمئن شوید از ایمیل و فایل‌های کاری‌شان پشتیبان گرفته می‌شود.
• مشارکت هم‌زمان از هر دستگاهی: اعضای تیمتان می‌توانند از هرجا و با هر دستگاهی همراه با یکدیگر روی سندها کار کنند، جلسه‌های ویدیویی بگذارند و به‌راحتی سایت‌های پروژه داخلی ایجاد کنند.
• کار کردن با هر دستگاهی، حتی بدون اینترنت: به ایمیلتان در هر زمانی و از هرکجا (لپ‌تاپ، دستگاه تلفن همراه یا رایانه همرسان‌شده) دسترسی داشته باشید. اتصال به اینترنت لازم نیست. پیام‌ها را بدون اتصال بخوانید و پیش‌نویسی کنید. وقتی به حالت آنلاین برگشتید همه آن‌ها برای ارسال آماده‌اند.
• دسترسی آسان به تمام ابزارهایتان از یک مکان: تمام ابزارهای کارتان در یک بسته با هم است و به‌آسانی دردسترس تیمتان قرار می‌گیرد.

نقاط قوت سیستم Google Workspace چیست؟

با این حال، گفته شده است که G Suite در واقع یک نسخه Google از Microsoft Office است. اما مهمترین تفاوت این است که همه ابزارهای G Suite مبتنی بر فضای ابری هستند. به عبارت دیگر، همه داده‌ها در سرورهای گوگل ذخیره می‌شوند و در همه جا در دسترس خواهند بود. بنابراین، نیازی به ابزارهایی برای جابجایی یا ذخیره اطلاعات نیست.

• چه کسی از Google Workspace استفاده می‌کند؟

مشاغل شخصی و تجاری می‌توانند از نرم‌افزار G Suite استفاده کنند. ویژگی‌هایی مانند دامنه ایمیل شخصی، ذخیره‌سازی ابری نامحدود و پشتیبانی 24ساعته 7 روز در هفته در نسخه تجاری و Premium G Suite در دسترس خواهد بود.

نکته مثبت استفاده از نسخه رایگان G Suite این است که برخلاف اکثر سیستم عامل‌های رایگان که پیام‌های تبلیغاتی را برای کاربران خود نمایش می‌دهند، کاربرانی که از نسخه رایگان G Suite استفاده می‌کنند، هیچ تبلیغی را مشاهده نخواهند کرد.

• مزایای Google Workspace چیست؟

اگرچه G Suite در واقع یک نسخه Google از Microsoft Office است، مهمترین تفاوت این است که همه ابزارهای G Suite مبتنی بر ابر هستند. به عبارت دیگر، همه داده‌ها در سرورهای Google ذخیره می‌شوند و در همه جا در دسترس خواهند بود.

اما در مایکروسافت آفیس برای کار کردن افراد به طور همزمان، نیاز به خروج از فایل دارد در صورتی که در G Suite گروهی از کارمندان می‌توانند همزمان روی یک فایل کار کنند و تغییرات را در همان زمان ذخیره کنند. این ویژگی مهمترین مزیت رقابتی این سیستم فوق العاده است که آن را به عنوان ابزاری برای همکاری سازمانی معرفی کرده است.

این ویژگی مهمترین مزیت این سیستم فوق العاده است که آن را به عنوان ابزاری برای همکاری سازمانی معرفی کرده است.

• نحوه ایجاد حساب Google Workspace

1. نام شرکت خود را وارد کرده و تعداد کارکنان را انتخاب کنید. توجه داشته باشید که این شماره بعداً قابل تغییر است.
2. در مرحله بعد باید اطلاعات تماس خود را وارد کنید. لطفاً توجه داشته باشید که پس از ارسال این فرم، Google یک ایمیل تأیید به آدرس ایمیلی که در این قسمت وارد کرده‌اید ارسال می‌کند. سپس آدرس ایمیل خود را به درستی وارد کنید.
3. گام بعدی این است که نام دامنه کسب و کار خود را ثبت کنید. در مرحله بعد باید اطلاعات تماس شرکت خود را وارد کنید. در نهایت، شما باید یک نام کاربری و رمز عبور برای حساب G-Suite خود تعریف کنید.

• مدیریت حساب Google Workspace

هنگامی که حساب G Suite خود را ایجاد کردید، به داشبورد مدیریت آن هدایت می‌شوید. می‌توان گفت که پنل مدیریتی G Suite مهمترین قسمت آن است. می‌توانید از آن برای انجام همه تنظیمات G Suite استفاده کنید.

• تفاوت بین G Suite و Gmail چیست؟

در اصل، Gmail رایگان و برای افراد است. G Suite پولی است و برای شرکت‌ها است. با Gmail، یک حساب ایمیل شخصی، مقداری فضای ذخیره در Google Drive و دسترسی به برنامه‌هایی مانند Google Docs، Slides و Sheets دریافت می‌کنید. فضای ذخیره‌سازی محدود است و نمی‌توانید کاربران بیشتری اضافه کنید. شما همچنین با یک آدرس ایمیل که شبیه name@gmail.com است گیر کرده اید.

G Suite به کل شرکت شما امکان دسترسی به حساب‌های Gmail و مجموعه محصولات اداری را می‌دهد. با G Suite Admin می‌توانید کاربران را به راحتی مدیریت کنید، فضای بیشتری در Google Drive دریافت کنید و آدرس‌های رایانامه‌ای مانند name@company.com داشته باشید. اما شما باید ماهیانه برای هر کاربر در شرکت خود هزینه پرداخت کنید.

چه چیزی G Suite را از سایر ابزارهای سند متمایز می‌کند؟

1. یکی از ساده‌ترین ابزارها برای استفاده است.
2. از هر ابزاری بهترین را دارد.
3. ترکیب این دو مورد به G Suite امتیاز مشتری بالاتری نسبت به سایر ابزارهای سند می‌دهد.

بسیاری از ابزارهای اسناد ادعا می‌کنند که آسان هستند. G Suite واقعاً به این وعده عمل می‌کند. از زمان شروع به کار Google Docs، گوگل زمان و پول زیادی را صرف ساخت هر محصول در مجموعه تا حد امکان کرده است.

همکاری در Google Workspace

این همان چیزی است که G Suite را از سایر ابزارهای سند جدا می‌کند. گوگل زمان و منابع زیادی را برای اصلاح ویژگی‌های همکاری سند خود اختصاص داده است. یکی از ویژگی‌های برجسته، قابلیت افزودن نظرات و ویرایش‌های پیشنهادی در Google Docs است. اینها در ابتدا مانند ویژگی‌های کوچک به نظر می‌رسند. اما پس از چند ماه همکاری با تیم خود در Google Docs، نمی‌توانید تصور کنید که کار بدون آن‌ها انجام می‌شود. گوگل این ویژگی را که ارزش سندنگار Google را به شکل عمده‌ای تقویت می‌کند، کامل کرد.

اشتراک‌گذاری نیز با G Suite بسیار ساده شده است. در هر سند، کنترل کاملی بر افرادی که می‌توانند آن را ببینند دارید. نه تنها می‌توانید با وارد کردن ایمیل افراد در تنظیمات اشتراک‌گذاری، با آن‌ها به اشتراک بگذارید، بلکه می‌توانید نشانی اینترنتی سند خود را نیز به اشتراک بگذارید. در نهایت، ویرایش زمان واقعی نیز همکاری را بسیار آسان‌تر می‌کند. چندین نفر می‌توانند یک سند را باز کرده و آن را در زمان واقعی ویرایش کنند.

قابلیت های سرویس Google Workspace

• ابزارهای ارتباطی قدرتمندی مانند Google Meet که کنفرانس ویدیویی یکپارچه و جلسات مجازی را با قابلیت اشتراک‌گذاری اطلاعات و چت بین اعضا فراهم می‌کند.
• مدیریت هرچه بهتر تیم و کنترل روند کار.
• ویژگی های امنیتی بالا برای حفظ اطلاعات مهم و حساس.
• سهولت گردش کار بین اعضای یک تیم و افزایش بهره وری.
• امکان به اشتراک گذاری و دسترسی به فایل ها و اطلاعات از هر نقطه و با هر دستگاه.
• فضای ذخیره سازی وسیع.
• امکان مشاهده لحظه ای اسناد و تغییرات آن ها، ویرایش مشترک پروژه ها و گزارش گیری آنی.
• برنامه ریزی و هماهنگی کامل بین تمام اعضای یک تیم.

مزایای اشتراک پرمیومGoogle Workspace

1. افزایش کنترل های مدیریتی.
2. امکان ایجاد ایمیل شخصی‌سازی شده با دامنه خود (مانند yourname@yourcompany.com)
3. افزایش ویژگی های امنیتی مانند احراز هویت دو مرحله‌ای و مدیریت پسوورد‌ها برای حفظ امنیت اطلاعات.
4. استفاده از تمامی قابلیت های Google Workspace مانند Google Drive، Google Meet، Google Docs و ...
5. امکان برگزاری جلسات تصویری و صوتی با Google Meet بسته به نوع اشتراک از 100 تا 500 نفر در یک جلسه فراهم می‌شود.
6. افزایش فضای ذخیره سازی اطلاعات به صورتی که هر کاربر می‌تواند به فضای ذخیره‌سازی بیشتری در Google Drive دسترسی پیدا کند.
7. پشتیبانی اولویت دار.
8. فیلترکردن هرزنامه ها.

هزینه خرید گوگل ورک اسپیس Google Workspace چقدر است؟

گوگل ورک اسپیس ارزان نیست. نسخه Business Starter آن برای هر کاربر ماهانه 6 دلار هزینه دارد، که امکان برگزاری 100 جلسه ویدئویی (بدون ضبط) و 30 گیگابایت فضای ذخیره سازی برای هر کاربر ارائه می‌دهد. هزینه نسخه Business Standard هر ماه دو برابر است و به 12 دلار به ازای هر کاربر می‌رسد، و تا 150 جلسه ویدئویی (با ضبط اختیاری) فراهم می‌کند و فضای ذخیره سازی را به 2 ترابایت برای هر کاربر افزایش می‌دهد. نسخه های Business Plus و Enterprise گران تر می‌شوند، و ویژگی های امنیتی پیشرفته تری را ارائه می‌دهند. Google نسخه های رایگان را برای موسسات غیرانتفاعی و موسسات آموزشی ارائه می‌دهد.

• هزینه خرید آفیس 365 چقدر است؟

آفیس 365 به دو بخش خانگی و تجاری تقسیم بندی می‌شود. که در هر بخش ما محصولات متنوعی داریم.

• نسخه Business Basic

هزینه نسخه Business Basic در آفیس 365 برای هر کاربر برای اشتراک سالانه 60 دلار یا ماهانه ماه 6.00 دلار برای هر کاربر هزینه دارد. این نسخه به همان اندازه تبلیغاتی اساسی است که فقط شامل نسخه های وب و موبایل Word، Excel و PowerPoint است. با این حال، این محصول شامل سرویس های Cloud Secure ،OneDrive ،Teams ،Exchange و SharePoint است.

• نسخه Business Standard

هزینه نسخه Business Standard در آفیس 365 به ازای هر کاربر 150 دلار در سال یا هر کاربر 15.00 دلار در ماه است. این نسخه شامل تمام برنامه های Premium Office به علاوه سرویس های Secure Cloud است.

• نسخه Business Premium

هزینه نسخه Business Premium در آفیس 365 به ازای هر کاربر 240 دلار سال است. هیچ گزینه ای برای پرداخت ماهانه وجود ندارد. علاوه بر برنامه های Premium Office و خدمات Secure Cloud، از Intune and Azure Information Protection نیز برخوردار هستید.

• نسخه Microsoft 365 Family

قیمت مایکروسافت 365 فمیلی یا همان آفیس 365 هوم سابق 99.99 دلار در سال یا ماهیانه 9.99 دلار برای حداکثر 6 نفر از اعضای خانواده شما است. لایسنس microsoft 365 family شامل تمام برنامه های آفیس: Word، Excel، PowerPoint، Outlook و OneNote است. کاربرانی که سیستم عامل آنها ویندوز است همچنین برنامه Access و برنامه Publisher را نیز دریافت می‌کنند. هر کاربر 1 ترابایت فضای ذخیره سازی ابری و Advanced security را در حداکثر 5 دستگاه برای هر فرد دریافت می‌کند. یعنی با خرید لایسنس آفیس 365 فمیلی، شما صاحب 30 عدد آفیس اورجینال می‌شوید.

• نسخه Microsoft 365 Personal

قیمت مایکروسافت 365 پرسنال یا همان آفیس 365 پرسنال سابق 69.99 دلار در سال یا 6.99 دلار در ماه برای یک نفر است، تمامی برنامه ها و خدمات مایکروسافت 365 پرسنال همانند طرح مایکروسافت 365 فیمیلی است و شما با خرید این محصول می‌توانید آفیس اورجینال را بر روی 5 دستگاه نصب کنید.

اپل همچنین مجموعه ای از برنامه های رایگان اداری را برای استفاده آنلاین و آفلاین ارائه می‌دهد، اما توانایی‌ آنها کمتر از برنامه های Google و Microsoft است. اپل همچنین برنامه های دسک تاپ و موبایل خود را به سخت افزار اپل محدود می‌کند، اگرچه کاربران ویندوز و اندروید می‌توانند به نسخه های آنلاین یا مبتنی بر مرورگر دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، اپل برنامه های خود را به عنوان یک مجموعه بسته نمی‌کند. بلکه آنچه قبلاً به عنوان مجموعه iWork در دسترس بود اکنون مجموعه ای از برنامه های مستقل است: برنامه Keynote برای ارائه، برنامه Numbers برای ابزار ارائه و برنامه Pages برای پردازش کلمات و نوشتن متن.

G Suite یک سرویس اشتراک پولی است!!

بسیاری از افراد Google Drive و همکاری بین G Suite و سایر برنامه‌های رایگان گوگل ایجاد شده در اطراف آن را اشتباه می‌گیرند. به خاطر داشته باشید که G Suite درجه یک سازمانی است، بنابراین شامل بسیاری از موارد اضافی است که بخشی از برنامه رایگان مصرف کننده Google نیستند، حتی ممکن است دارای یک نام باشند.

****نکات مهم در رابطه با خرید اکانت Google Workspace ( گوگل ورک اسپیس)

1. برای ورود به جیمیل شما می‌بایست اطلاعات جیمیل شامل یوزرنیم و پسورد را در اختیار مجموعه قرار دهید پس از آماده شدن اشتراک امکان تغییر اطلاعات است.
2. در صورت خرید این سرویس برای شما پلن پرمیوم گوگل وان فعال میشود که قابلیت جلسات تصویری تا 100 نفر را دارد.
3. اکانت شما دارای ضمانت سلامت در طول دوره ی اشتراک بوده و هیچ عنوان دچار قطعی و مشکل نخواهد شد.
4. مدت زمان تهیه اشتراک و ارسال آن حداکثر 2 روز کاری خواهد بود.
5. شما با ثبت سفارش و انجام خرید تایید می‌کنید که قوانین کلی مربوط به وب سایت و شرایط خرید این محصول را مطالعه کرده و قبول دارید.
6. شارژ و فعال سازی اکانت بصورت کاملا قانونی و اختصاصی بر روی جیمیل شخصی شما انجام می‌شود.
7. در صورت هرگونه سوال در رابطه با این محصول به پشتیبانی مراجعه کنید.
8. در صورت عدم هماهنگی و مراجعه به پشتیبانی پارس پرمیوم هیچ گونه تعهدی نسبت به تاخیر در انجام سفارش شما نخواهد داشت.
9. در صورت فعال بودن رمز دو مرحله ای جیمیل شما لازم است با پشتیبانی هماهنگی لازم را انجام دهید.

چرا گوگل ورک اسپیس Google Workspace را انتخاب کنیم؟

سه دلیل اصلی برای استفاده از Google Workspace (گوگل ورک اسپیس) وجود دارد.

1. ابتدا می‌توانید از طریق هر مرورگر وب به اسناد خود دسترسی پیدا کنید.
2. دوم، شما می‌توانید در اسناد خود در زمان واقعی با هر کسی که از طریق قابلیت چت یکپارچه به او اجازه دسترسی می‌دهید همکاری کنید.
3. سوم، شما یک سابقه کامل از تمام ویرایش های خود را بدست می‌آورید، و می‌توانید هر آنچه را که می‌خواهید بازیابی کنید.

اما این دلایل برای وسوسه کردن شما از برنامه های مایکروسافت آفیس یا اپل کافی نیست. برای کاربران پیشرفته، برنامه های Microsoft بسیار قدرتمندتر از برنامه های Google است و ممکن است ویژگی های mail، calendar و contacts و یکپارچگی Outlook را به Gmail و Google Calendar ترجیح دهند. برای سازمانهایی که از سخت افزار اپل استفاده می‌کنند، می‌توانند از برنامه های اپل که ظرافت بیشتر گرافیکی و ادغام عمیق تری را در اکوسیستم اپل ارائه می‌دهند استفاده کنند.